ซองเอกสาร เป็นหนึ่งในเครื่องมือพื้นฐานที่ทุกองค์กรและทุกบ้านต้องมี แม้จะดูเรียบง่าย แต่กลับเต็มไปด้วยความสำคัญ เพราะทำหน้าที่ปกป้องและจัดเก็บเอกสารสำคัญไม่ให้เสียหายหรือสูญหาย อีกทั้งยังช่วยทำให้การส่งต่อข้อมูลมีความเป็นระเบียบและน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น

เมื่อพูดถึงการใช้งานในเชิงทางการ หลายหน่วยงานเลือกใช้ ซองจดหมายสีน้ำตาล เป็นหลัก เพราะผลิตจากกระดาษที่หนาและแข็งแรงกว่า ทำให้ทนต่อการขนส่งและการเก็บรักษาได้ดีกว่าซองทั่วไป อีกทั้งโทนสีน้ำตาลยังช่วยให้ภาพลักษณ์ของเอกสารดูสุภาพ เรียบง่าย และเป็นมาตรฐานที่ใช้แพร่หลายในทั้งหน่วยงานราชการและภาคเอกชน

อย่างไรก็ตาม คนทั่วไปก็มักคุ้นชื่อเรียกสั้น ๆ ว่า ซองน้ำตาล ซึ่งสามารถพบเห็นได้ตามร้านเครื่องเขียนไปจนถึงร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน จุดเด่นอยู่ที่มีหลายขนาดให้เลือก ใช้งานได้หลากหลายตั้งแต่การจัดเก็บเอกสารรายงาน การส่งจดหมาย ไปจนถึงบรรจุพัสดุขนาดเล็ก ความคุ้มค่าและความสะดวกนี้เอง ทำให้ซองน้ำตาลยังคงเป็นไอเทมที่ขายดีไม่ว่าจะผ่านมากี่ยุคกี่สมัย